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時間管理:花80%時間思考,用20%的時間一次做對 
Friday, January 11, 2008, 05:19 PM - 我出一張嘴
少行動,多思考,因為20%的關鍵大事必須一次做對,否則漫長的追蹤和修正,
可能會花掉80%的時間。好好利用最有生產力的20%時間,投資在你所重視的80%
價值,看似短暫的20%,其實是用之不竭的。

★受訪者 陳俊宏
學歷:美國密蘇里大學統計研究所
現職:匯豐銀行行銷處副總裁

時間回到7年前的某個晚上11點,新店某棟辦公大樓裡,只剩17樓的燈還亮著。
27歲的化妝品牌SK-II品牌副理陳俊宏正搔著頭,想把企畫案修改得更好。他已
經工作了13個小時,布滿血絲的雙眼盯著電腦,卻一個字都寫不出來。

「從做行銷的第一天起,我就覺得時間不夠用!」陳俊宏解釋著,行銷人要做的
事多又雜,小從商品貨架陳列,大到確認消費需求,都是工作範圍。久而久之,
他就習慣了「做不完定律」,過著每天加班的生活。

那天晚上,坐在一旁等結果的主管實在看不下去,就走過去拍拍陳俊宏的肩膀:
「有些事,如果第一次就做對,就能省下很多重做的時間。」這一席話,讓陳俊
宏第一次意識到用80/20法則管理時間的重要。

不能一次做對,就得花80%的時間修正

7年後,陳俊宏從零售業轉到金融業,擔任匯豐銀行行銷處副總裁,負責貴賓理
財的行銷企畫。當主管後,他發覺80%的小事都有犯錯或重做的空間,不會花太
多時間,對成敗也沒有決定性的影響;但是20%的關鍵大事,就必須一次做對,
否則日後漫長的追蹤和修正,可能就會花掉80%的時間。

以行銷領域來講,第一次就要做好的,是 「創意發想」 相關的事。如果能清楚地
對廣告商描繪你的核心概念,對方就會少花很多嘗試錯誤的時間。萬一你連自己
要什麼都講不清楚,「廣告商就會想:『好吧,那我回去試試看。』而試試看的
結果就是,接下來你每天都要想,『下次該叫廣告公司怎麼改?』」陳俊宏從過
往經驗中,體會到第一次就把事情做對的重要。

碰到關鍵大事時,陳俊宏會利用零碎的時間,提早開始思考,把想法寫下來。隨
著截止日期逼近,想法會愈來愈完整、清晰。長期的事前規畫,是因為陳俊宏堅
持把時間花在對的事情上,他不希望被廣告商當場問倒,也不希望事後又要補資
料,更不希望做第二次報告,「因為那20%的源頭最重要!」

一旦開始行動,就忘了繼續思考

把多數時間花在思考,是用80/20法則管理時間的重要概念。「少行動,因為我
們一行動就不思考,」《80/20法則》一書指出,時間根本不會不夠用,問題出
在人們只善用了其中20%;而就是因為時間太多,才會不斷地藉由「重做事情」
來浪費它。其實,為了趕上事情的最後期限,人們通常只有在最後20%的執行時
間裡才具生產力。

為了不讓自己分心去做有趣但不重要的小事,陳俊宏會把每周最該做的6~8件事
,寫在利貼上,貼在電腦螢幕旁,隨時提醒自己。他每周也會跟下屬討論工作重
點和報告方向,確定之後再繼續往下做,避免讓下屬走冤枉路。

用20%時間,創造80%快樂

用80/20法則管理時間,不僅能讓工作更有效率,也可以讓生活更幸福,這是因
為生活中80%的快樂,只需要我們20%的時間。 在那段經常加班到11點的時間裡
,陳俊宏回到家時,妻子早已熟睡。「反正她也累了,我最好不要吵她,」剛開
始,陳俊宏這樣安慰自己,但漸漸地,他發現與妻子的對話愈來愈少,愈來愈不
投機。他恍然大悟,唯有減少工作時間,才能挽回家庭生活。

於是,陳俊宏重新調整工作步調。女兒會說話之後,他每天都和女兒約好,第二
天要陪她說個故事或看場電影。父女間的小小約定,成為他每天有效完成工作的
動力。下班後的時間,留給女兒;女兒睡覺後的時間,則留給妻子。每天工作11
小時後,再用4小時維繫家人感情,工作與生活平衡,讓陳俊宏覺得幸福又滿足。

生命中,你重視的價值是什麼?工作成就,還是家庭幸福?好好利用最有生產力
的20%時間,投資在你所重視的那80%價值,你會發現,看似短暫的20%時間,其
實是用之不竭的。別讓低價值的事物分散了注意力!

本文摘錄自經理人月刊,想看更多點這裡

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看完這篇長長的文章,你有什麼感想呢?

我覺得這實在是很適合給現在的我,雖然每天都有自己的行程,但是事情卻是
不可能會如自己所預期的,總是會被一些零碎的小事分散時間,到最後往往就
是行程中的事情做不完,而且就像文章中所說的:不能一次做對,就得花80%
的時間修正!修正又修正,時間就這樣不見了。(ex:你家的素材)

另外,我想還我需要突破的是:將「80%的時間做事,20%時間思考」的工作模
式轉為「花80%時間思考,用20%的時間一次做對」,雖然做工的時候依然有學
習的空間,但是這不是我應該維持的狀態,進行思考以及思考對的方向才是王
道!身為一個企劃,豈能就這樣處於安樂之中(雖然做工也不是很安樂...)

亞惿企劃/Artie Marketing

本文章的引用網址:

Monday, June 2, 2008, 05:18 PM
恩,這時候就會發現他也很類似戴明循環理論(PDCA)
因此就可略知,目前市面上的管理從書其實最終都會
回歸到管理的原點。


dsa  
Monday, June 2, 2008, 05:17 PM
我們採取的是60/20/10/10
為何會將時間拆解這麼多?因為,在好的專案,也
會遇到變故,也就是突發狀況或意想不到的情形...等,
因此,我們的做法就是:

專刊部的工讀生~ 
Monday, January 14, 2008, 01:51 PM
COUPON部以下美其名為專刊部~

針對專刊部而言,我們的時間掌控又比較特殊,
是是難預料,不可能完整的照著80/20走,因為
計畫永遠趕不上變化,百密終會有一疏,而且,
絕對不可能利用80%的時間就絕對可以把20%的
事情做到最好,因此,專刊部在這方面還蠻自豪
自己的時間掌控原則(不要臉ING)

我們採取的是60/20/10/10
為何會將時間拆解這麼多?因為,在好的專案,也
會遇到變故,也就是突發狀況或意想不到的情形...等,
因此,我們的做法就是:
60%的時間縝密思考
20%的時間去貫徹執行命令
10%的時間是屬於執行期間所發現的新問題所做解決方案
10%的時間把所發現的問題,做出明確的決定、處理,以利專案之進行。

恩,這時候就會發現他也很類似戴明循環理論(PDCA)
因此就可略知,目前市面上的管理從書其實最終都會
回歸到管理的原點。


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